Vous souhaitez diversifier votre offre de soins ou simplement ouvrir un second centre de santé à but non lucratif ? Ce projet de santé change profondément votre organisation. Avec plusieurs centres, vous devez coordonner davantage de plannings, de recrutements, de factures, de dossiers et de demandes internes. Sans organisation commune, chaque site risque de gérer ces sujets à sa manière, ce qui augmente le temps passé et complique le pilotage de l’ensemble. Pour réussir votre gestion multisite, vous devez déterminer ce qui peut être mutualisé, ce qui doit rester local et quels outils vous permettront de piloter l’ensemble sans multiplier les efforts. Ce guide vous explique comment organiser efficacement plusieurs centres de santé, mutualiser les bonnes fonctions et mettre en place une organisation multisite durable.

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Pourquoi passer à une organisation multisite change complètement la gestion d’un centre de santé ? 

Lorsque vous ne gérez qu’un seul centre de santé, les échanges restent généralement simples. Vous pouvez transmettre rapidement une consigne à un professionnel de santé, vérifier une prise en charge administrative ou ajuster un planning avec votre équipe.
Mais dès l’ouverture d’un deuxième site, ce fonctionnement peut rapidement montrer ses limites. Les informations circulent moins facilement, les interlocuteurs se multiplient et les responsabilités de chacun peuvent devenir plus difficiles à identifier.

En parallèle, si vous reproduisez séparément les mêmes tâches dans chacun de vos établissements, vous augmentez votre charge de travail sans nécessairement gagner en efficacité. La facturation, la gestion des plannings, le suivi des absences, les achats ou encore le pilotage de l’activité risquent alors d’être traités plusieurs fois, selon des méthodes différentes.

Dans le cadre du rachat d’un centre existant, la situation peut être encore plus complexe. La nouvelle structure dispose souvent de ses propres outils, documents, habitudes et procédures. Vous allez devoir rapprocher progressivement les deux organisations, sans désorganiser les équipes ni perturber la prise en charge des patients.

En bref, une organisation multisite mal préparée peut entraîner :

• La répétition de tâches et procédures similaires dans les 2 centres ;
• Une gestion des services différente d’un site à l’autre ;
• Des responsabilités mal définies ;
• Une vision incomplète de l’activité ;
• Des délais de traitement plus longs ;
• Une surcharge de vos équipes administratives ;
• Une prise en charge moins homogène de vos patients.

Vous avez donc intérêt à anticiper votre organisation avant l’ouverture du deuxième centre et à prévoir la mise en place d’un management multisite dès que cela est possible.
L’objectif n’est pas de reproduire dans chaque nouveau centre l’ensemble des fonctions déjà présentes dans le premier. Une organisation multisite efficace consiste au contraire à identifier les missions qui peuvent être prises en charge par une équipe commune. Vous évitez ainsi de multiplier les postes, les outils et les procédures. En parallèle, vous conservez dans chaque établissement les fonctions qui nécessitent une présence de proximité.

Commençons par déterminer les fonctions que vous pouvez mutualiser.

Quelles sont les fonctions qui peuvent être mutualisées d’un centre à l’autre ?

La mutualisation consiste à regrouper certaines fonctions afin qu’elles soient gérées de manière commune dans vos différents établissements de santé. Pour gagner du temps, vous pouvez notamment mutualiser les tâches qui fonctionnent sur des règles identiques et peuvent être réalisées à distance, sans la présence des patients. Voici tous nos conseils en ce sens. 

L’accueil téléphonique et la prise de rendez-vous

L’accueil téléphonique fait partie des fonctions qui se prêtent le mieux à une organisation multisite. En centralisant les appels, vous pouvez répartir la charge de travail entre vos collaborateurs, réduire les appels manqués et limiter le temps d’attente des patients. Vous assurez également une continuité de service lorsqu’un centre connaît un pic d’activité ou lorsqu’un membre de l’équipe est absent.

La prise de rendez-vous peut aussi s’organiser de manière commune par le biais d’agendas partagés. En pratique, vos secrétaires consultent les disponibilités sur plusieurs centres. Elles proposent à votre patiente le créneau ou le site le plus adapté.

Attention, pour que cela soit possible, vous devez standardiser :  

• La durée des consultations ;
• Le motif de rendez-vous ;
• La gestion des urgences ;
• Les consignes de chaque professionnel de santé.

La facturation et le tiers payant

Pour gérer la facturation de plusieurs centres de santé, vous pouvez créer un pôle de facturation centralisé, aussi appelé back-office de facturation. Cette cellule d’experts, généralement rattachée au siège, traite pour l’ensemble du réseau les dossiers qui demandent une expertise technique et un suivi régulier.

La collecte des justificatifs et la vérification initiale des informations restent assurées à l’accueil de chaque centre, au contact du patient. Le pôle centralisé prend ensuite en charge :

• Le contrôle des dossiers incomplets ;
• La vérification des retours de télétransmission ;
• Le suivi et le traitement des rejets NOEMIE ;
• La résolution des anomalies et le suivi des sommes en attente.

Cette répartition permet aux équipes d’accueil de se consacrer à la relation avec les patients et à leur orientation, tandis que les spécialistes du pôle assurent le suivi de la facturation et du tiers payant. Chaque centre conserve ainsi un accueil de proximité, avec des procédures communes pour les opérations plus complexes.

À mesure que votre réseau se développe, ce fonctionnement peut éviter de reproduire les mêmes compétences dans chaque établissement. Il facilite également le suivi des recettes et la comparaison des résultats entre vos centres.

La gestion RH

Contrats de travail, préparation de la paie, suivi des congés, etc. Les ressources humaines font également partie des fonctions que vous pouvez mutualiser. Une telle organisation facilite grandement le suivi administratif, car elle limite la dispersion des documents.

La comptabilité

Pour suivre plus facilement vos recettes, vos dépenses et votre trésorerie, centralisez vos opérations comptables. Vous aurez ainsi une vision globale de votre activité. Cela simplifie également la préparation des éléments financiers.

Distinguez notamment :

• Les charges mutualisées ;
• Les dépenses propres à chaque centre ;
• Les recettes générées par établissement ;
• Les écarts entre le budget prévu et les résultats réels. 

Vous disposerez ainsi d’indicateurs suffisamment détaillés pour repérer rapidement une hausse des coûts, une baisse d’activité ou un déséquilibre financier sur l’un de vos sites.

Les achats pour plusieurs centres de santé

La mutualisation des achats vous permet de négocier et d’avoir des tarifs plus attractifs. Cette stratégie simplifie également vos relations avec vos fournisseurs.

📌 À retenir

Pensez à

Les indicateurs d’activité pour un pilotage financier optimal

Vous devez pouvoir identifier quels sont les sites les plus performants. Pour ce faire, il est essentiel de mettre en place des statistiques sur :

• Les écarts de charges ;
• Les difficultés de facturation ;
• Les besoins en recrutement ;
• Les coûts liés à la croissance.

💡 Bon à savoir

Pour optimiser la gestion de chaque site et comparer vos résultats plus facilement, vous pouvez utiliser les mêmes indicateurs d’activité dans tous vos centres. Prenez, par exemple, comme critères :

• Le nombre de rendez-vous par centre ;
• Le taux d’absence des patients ;
• Le délai moyen d’accès aux soins ;
• Le nombre d’actes facturés ;
• Le taux de rejet ;
• Le niveau des recettes ;
• Le volume des charges ;
• Le taux d’occupation des agendas.

Bonus : tableau récapitulatif des fonctions à mutualiser ou à conserver en local

Ce tableau vous récapitule les fonctionnalités que vous pouvez mutualiser et celles qu’il est préférable de conserver pour chaque centre.

Qui elles doivent contacter en cas de problème ; 

Quels documents utiliser ; 

Dans quel délai leur demande sera traitée. 

💡 Bon à savoir

Pour cela, nous vous conseillons de créer un guide de référence qui précise les professionnels à solliciter, les documents à utiliser et les étapes à suivre.

📌 À retenir

Prévoyez également un temps de formation pour présenter les nouvelles procédures, expliquer la répartition des responsabilités et accompagner vos équipes dans leur prise en main. Cette étape facilite l’application des règles communes et limite les différences de pratiques entre les sites.

S’appuyer sur un logiciel de gestion métier

Pour que votre organisation multisite soit réellement efficace, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de gestion comme Desmos. Dans une organisation multicentre, cet outil vous permet de regrouper vos informations et vos données de gestion dans un environnement commun, tout en conservant une vision distincte de chaque établissement.

Vous pouvez notamment :

• Centraliser les informations utiles à vos différents centres ;
• Partager les documents et les données nécessaires aux équipes ;
• Consulter les disponibilités des professionnels depuis différents sites ;
• Suivre les principaux indicateurs d’activité ;
• Comparer les performances de vos centres ;
• Disposer d’une vision consolidée de votre réseau.

Vous disposez ainsi d’un seul logiciel pour l’ensemble de vos centres, avec des statistiques personnalisées pour faciliter le pilotage de chaque établissement et de l’ensemble de votre réseau.
Vos équipes d’accueil peuvent ainsi consulter plus facilement les disponibilités de chaque professionnel et orienter un patient vers le centre ou le créneau le plus adapté.

Pour les équipes de direction, cette centralisation facilite également le pilotage multicentre. Vous pouvez comparer plus facilement les résultats de vos établissements, repérer les écarts et suivre l’évolution de votre activité sans multiplier les outils ou les fichiers de suivi.

💡 Le saviez-vous ?

Votre réseau continue de se développer ? Desmos peut accompagner le déploiement d’un nouveau centre en 48 heures.

Le logiciel prend également en charge plus de 70 spécialités médicales, ce qui vous permet de faire évoluer les activités proposées dans vos différents établissements.

Enfin, un outil comme Desmos facilite la coordination entre les équipes. Chaque collaborateur accède plus rapidement aux informations nécessaires à ses missions, tandis que la direction conserve une vision globale de l’activité de l’ensemble de ses centres.

👉 Découvrez Desmos : le logiciel référencé Ségur pensé pour simplifier la gestion de votre centre

Les bonnes pratiques pour réussir votre développement multisite

📌 Check-list Multisite

Vous souhaitez réussir votre développement multisite ? Voici une sélection de points clés pour vérifier que votre organisation entre les centres est claire et efficace :

✓

Définissez une gouvernance claire en précisant les responsabilités de chacun.

✓

Établissez un guide de référence simple et accessible regroupant l’ensemble de vos procédures.

✓

Utilisez un logiciel de gestion pour centraliser vos données utiles et faciliter le partage d’informations.

✓

Formez vos équipes aux nouvelles méthodes de travail et aux outils mis en place.

✓

Réussir la gestion multisite de plusieurs centres de santé nécessite une mutualisation de certaines fonctions et des outils adaptés. Avec son logiciel de gestion Desmos, Orisha Healthcare vous accompagne dans cette évolution. Cet outil vous permet de centraliser vos informations, de coordonner vos équipes. Il facilite aussi le suivi de l’activité de chacun de vos centres. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez nos équipes pour découvrir comment Desmos peut accompagner le développement de votre organisation.

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FAQ

Questions fréquentes

Quels services sont les plus simples à mutualiser ?

Vous pouvez mutualiser l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous, la facturation, les ressources humaines, la comptabilité. En fonction de l’offre de soins proposée, vous pouvez aussi regrouper vos achats.

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Comment conserver la proximité avec les patients ?

Il est important de maintenir un accueil physique et une orientation des patients dans chaque centre. En revanche, la mutualisation peut tout à fait concerner l’accueil téléphonique et la prise de rendez-vous. En centralisant ces fonctions, vous assurez une continuité de service, vous répartissez plus efficacement la charge de travail entre vos équipes et vous simplifiez l’organisation de vos différents centres.

‍

Quel logiciel facilite la gestion de plusieurs centres ?

Il est préférable d’utiliser un logiciel de gestion qui permette de :

• Centraliser toutes vos informations ;
• Partager les agendas ;
• Suivre l’activité de chacun de vos centres de santé.

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