Logiciel facturation EHPAD, social et médico-social

C'est un outil qui calcule, émet et suit les factures liées aux prestations fournies aux personnes accueillies dans un établissement ou service social ou médico-social. Il se distingue d'un logiciel de facturation classique sur trois points : le montant se déduit de la prise en charge réelle (jours de présence, absences, prestations annexes), il se répartit entre plusieurs payeurs pour une même personne, et il doit être transmis au format normalisé PES V2 aux financeurs publics.

Elles évoluent régulièrement, au rythme des lois de financement et des textes relatifs à la tarification des établissements : répartition entre les sections tarifaires, modalités de participation des financeurs publics, obligations de transmission dématérialisée aux organismes payeurs. Le rôle du logiciel est d'absorber ces changements par mise à jour, sans que l'établissement ait à refaire son paramétrage chaque année.

La facturation, oui. Le prix de journée et la décomposition du tarif se paramètrent, les aides sociales se traduisent par une répartition entre part prise en charge et reste à charge, et les tiers payeurs multiples sont gérés pour une même personne. L'EPRD et l'ERRD sont, eux, des documents budgétaires de l'établissement : ils se construisent à partir des données de facturation, mais leur production relève de votre outil budgétaire. Le périmètre exact est à cadrer avec votre chargé de projet.

Oui, dans les deux sens. En amont, la facturation se nourrit du dossier usager informatisé, NETSoins ou NETVie : entrées, sorties et absences alimentent directement le calcul. En aval, les écritures sont transmises à votre logiciel de comptabilité, sans double saisie. Les modalités précises de l'échange comptable dépendent de votre éditeur et se cadrent au démarrage.

Les relances, oui. Les échéanciers se programment, les rappels automatiques partent sur les paiements en retard, et les créances restent visibles dans les tableaux de bord avec les encaissements. Le recouvrement au sens juridique, mise en demeure et transmission au comptable public ou à un tiers, sort du périmètre du logiciel : il fournit les éléments, il ne conduit pas la procédure.

Tous les ESMS qui facturent une prise en charge : EHPAD et établissements pour personnes âgées, structures du handicap (ESAT, IME, MAS, FAM, foyers), services de la protection de l'enfance, structures accueillant des personnes en difficultés spécifiques, et établissements de l'accueil hébergement insertion. Les règles de calcul et les financeurs diffèrent d'un couloir à l'autre : ils se paramètrent activité par activité.

Oui, c'est le cas courant du secteur. Une même prise en charge se répartit entre la personne accueillie, sa famille ou son représentant, le conseil départemental et les organismes de protection sociale, chacun recevant sa part. Le logiciel calcule la répartition selon les règles paramétrées, édite les documents correspondants et suit chaque règlement séparément.

Le plus souvent en début d'exercice, pour éviter de couper une année comptable en deux, mais une bascule en cours d'année reste possible dès lors que la reprise des soldes et des créances en cours est cadrée. Le projet se déroule dans l'ordre habituel : analyse de vos règles de facturation, paramétrage de vos tarifs et de vos financeurs, reprise des données depuis votre outil actuel, puis formation de votre service administratif avant la première facturation réelle. Une recherche d'alternative de tout outil du secteur suit le même déroulé : l'éditeur quitté ne change pas les étapes, il change le format des données à reprendre.