Dans le cadre de la transformation numérique des établissements sociaux et médico-sociaux (ESMS) qui accueillent les personnes en situation de handicap, le dossier usager informatisé (DUI) se présente comme un outil indispensable. Il offre une solution intégrée, transversale et adaptée à toutes les fonctions de l'établissement. Et pour qu'il soit réellement efficace, il est important de savoir quel professionnel intervient à quel moment, sur quel module et pour accéder à quelles informations.
Le DUI : un outil transversal dans les structures handicap
Le Dossier Usager Informatisé (DUI) s'impose comme une solution incontournable dans la transformation digitale des établissements. Cet outil informatisé transcende les fonctions classiques de l'établissement, créant une passerelle entre les différents corps de métier, du médecin au veilleur de nuit. Il se présente comme une interface numérique dans laquelle chaque acteur de l'ESMS consigne des informations relatives à l'usager. Il ne s'agit pas seulement d'un moyen d'enregistrement des données, mais d'un véritable miroir numérique du parcours de l'usager. Le DUI est ainsi une ressource essentielle pour le suivi, l'évaluation et l'adaptation du projet personnalisé d'accompagnement de chaque individu.
L'une des forces majeures du DUI est sa capacité à mettre en lumière la richesse et la complexité du parcours individualisé de chaque personne en situation de handicap. Chaque donnée renseignée, qu'elle soit médicale, sociale, éducative ou administrative, contribue à dessiner un portrait détaillé de l'usager, favorisant ainsi une prise en charge globale, cohérente et personnalisée.
Droits d'accès et cloisonnement de l'information
Une particularité majeure du DUI est son système de droits d'accès spécifiques. En fonction du rôle de chaque acteur, l'accès aux informations est cloisonné et sécurisé. Le médecin, par exemple, dispose d'un accès à toutes les informations de santé, indispensables à la prise de décisions thérapeutiques. De l'autre côté, la personne en charge de la facturation a besoin de connaître les prestations fournies, ainsi que les dates d'arrivée et de départ de l'usager. Chaque professionnel accède uniquement aux données qui le concernent, garantissant ainsi la confidentialité des informations. Au sein d'un DUI, on retrouve six grandes fonctions ou catégories d'usage :
- L'instruction de la demande d'admission : c'est généralement le service d'accueil qui est chargé de cette partie, enregistrant les demandes d'admission et les informations essentielles sur le nouvel usager.
- La gestion administrative : le personnel administratif renseigne les données relatives à la gestion courante de l'usager : coordonnées, informations financières, etc.
- L'accompagnement de l'usager comme les professionnels en charge de l'accompagnement quotidien de l'usager (éducateurs, assistants sociaux, psychologues) renseignent cette section, en lien avec le projet personnalisé.
- Les soins de l'usager : le personnel médical et paramédical renseigne les informations relatives à la santé de l'usager, aux interventions effectuées et aux traitements administrés.
- La gestion du circuit du médicament : de la prescription à la délivrance et l'administration des traitements, plusieurs personnels de santé (pharmaciens, médecins, infirmiers, etc.) sont impliqués dans ce processus.
- La coordination des acteurs internes et externes : les responsables de service et coordinateurs inscrivent les informations relatives à la coordination des différentes interventions autour de l'usager.
- La gestion de la relation usager : cette partie est renseignée par tous les professionnels en contact avec l'usager, et contient des informations sur les interactions, les attentes et la satisfaction de l'usager, mais aussi en lien avec la famille et les aidants.
Le DUI permet un partage d'information fluide et sécurisé entre tous les acteurs impliqués. Chaque professionnel peut consulter les informations renseignées par ses collègues, dans le respect des droits d'accès, favorisant ainsi une prise en charge coordonnée et de qualité de la personne en situation de handicap. Quand un professionnel rejoint un établissement ou le quitte, quelques clics suffisent pour mettre à jour son dossier. Autant de procédures qui sont chronophages, coûteuses, voire impossibles à gérer avec un système de dossier papier ou des tableurs Excel.
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