Dans un établissement, il est fréquent que les salariés ou intervenants ne croisent pas toujours leurs responsables au moment où ils le souhaiteraient pour aborder des questions pratiques liées à l'organisation du travail. Horaires décalés, travail de nuit, charge de travail importante, mobilité entre plusieurs établissements ou à l'intérieur d'une même structure… évoquer les congés, demandes d'absence ou la gestion du planning peut être un défi conséquent sans solution informatique. C'est pour y remédier qu'une solution numérique et mobile, accessible depuis un simple smartphone, peut tout changer.
Qu'est-ce qu'un portail collaborateur ?
Un portail collaborateur est un site internet privé, accessible uniquement aux collaborateurs ou aux intervenants d'une structure, qui permet de gérer toutes les questions RH. Ainsi, pour un établissement ou service social ou médico-social, c'est un moyen très pratique de mieux gérer et centraliser l'information pour éviter la déperdition de données et accélérer les prises de décision. Ainsi, un portail collaborateur peut intégrer la consultation de son planning et ceux de son équipe, la gestion des demandes d'absence et de congés, ainsi que du suivi et du traitement de ceux-ci par son supérieur.
Un portail collaborateur vient remplacer la gestion des processus RH dans de multiples fichiers Excel, Word ou papier, et évite toute lourdeur administrative et réglementaire contraignante. Des contrats aux congés en passant par les roulements, besoins en personnel, cycles de travail, et plannings partagés, un portail collaborateur facilite l'organisation de votre établissement au quotidien et vous permettra de planifier efficacement vos ressources.
Les avantages du portail collaborateur
En situation de mobilité, le smartphone devient un outil de travail indispensable pour gérer son quotidien. Vos intervenants peuvent ainsi consulter leur planning en quelques minutes à tout moment et en tout lieu. Si l'expérience est très appréciée par les équipes sur le terrain, les avantages sont aussi nombreux pour les établissements :
- Analyse des besoins en personnel : définissez vos besoins pour chacun des services et visualisez en temps réel les différences avec le planning.
- Simplification des remplacements : associez simplement un remplaçant à un planning prévu ou copiez-collez rapidement les horaires du remplacé vers le remplaçant.
- Gestion des absences : définissez vos types d'absences (congés payés, RTT, récupérations, maladies...). Les compteurs de suivis sont mis à jour en temps réel. Pour plus de flexibilité, les membres de votre personnel peuvent déposer leurs demandes d'absences directement depuis leur ordinateur ou leur téléphone.
- Gestion du personnel : créez vos salariés, leurs contrats (CDD, CDI, stage, annualisé, intérimaire...), leurs roulements dans les services et leurs cycles de travail.
Un portail collaborateur, telle que la nouvelle application NETPlanning, accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone est un moyen efficace pour traiter les questions RH n'importe où et n'importe quand pour simplifier l'organisation en interne. Pour les établissements, c'est aussi un moyen de simplifier le quotidien des équipes et de favoriser la rétention des talents avec une solution digitale simple, facile à utiliser et à forte valeur ajoutée.
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