Médecin libéral : quelles précautions prendre avant vos congés ?

Quelles précautions prendre pour son cabinet de médecin libéral avant de partir en congé ? 

Planifier une absence en tant que médecin libéral ne se fait pas à la dernière minute. Qu’il s’agisse de vacances, d’un congé maternité, d’un congé paternité, d’un arrêt maladie, il vous appartient d’assurer la continuité des soins. Dans ce cadre, vous devez prendre un certain nombre de précautions. On fait le point ici.

Ce que vous devez anticiper plusieurs mois à l’avance avant de partir en congé libéral

Tout d’abord, nous vous conseillons de définir suffisamment tôt la période et la durée de vos congés. C’est notamment le cas lorsque votre absence est longue. Vous devrez anticiper l’ensemble du fonctionnement de votre cabinet. Quel que soit le motif de votre absence, vous êtes soumis à une obligation déontologique d’assurer la continuité des soins. Vous pouvez donc envisager deux options :

• Faire appel à un remplaçant et maintenir les consultations pendant vos congés ;
• Fermer temporairement le cabinet, après avoir organisé l’orientation de vos patients vers un confrère, une maison de santé, une structure de permanence des soins ou tout autre dispositif adapté.

Vous devez également informer vos patients des modalités de prise en charge prévues durant votre absence.

Choisir de faire appel à un remplaçant

Si vous optez pour un remplacement, vous devez anticiper vos démarches plusieurs mois avant votre départ. C’est d’autant plus important si vous prévoyez de partir pendant les vacances d’été, période durant laquelle les médecins remplaçants sont particulièrement sollicités.
Pour trouver un remplaçant, commencez par solliciter votre réseau professionnel et les confrères de votre secteur. Vous pouvez également vous rapprocher de votre CPTS ou consulter des plateformes spécialisées dans le remplacement médical.

Une fois le remplaçant identifié, assurez-vous qu’il remplit les conditions requises pour exercer.

Ce contrat doit être transmis au conseil départemental de l’Ordre des médecins.

Opter pour une fermeture temporaire de son cabinet

Si vous décidez de fermer temporairement votre cabinet pendant vos congés, vous devez organiser la continuité des soins en orientant vos patients vers d’autres professionnels de santé durant votre absence.

Alors, comment procéder en pratique ? Commencez par identifier les professionnels ou les structures susceptibles d’assurer la prise en charge de vos patients. Selon votre mode d’exercice, il peut s’agir d’un confrère, d’un cabinet de groupe, d’une maison de santé pluriprofessionnelle (MSP), d’un centre de santé ou encore de la permanence des soins.

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Un mois avant : organiser le fonctionnement de votre cabinet

Votre organisation durant votre absence est définie. Mais vous devez commencer à repérer les consultations, les examens et les suivis qui pourraient être concernés par votre absence :

• Vérifiez notamment si certains patients doivent être revus avant votre départ. Il peut s’agir de personnes atteintes d’une maladie chronique, de patients sous traitement au long cours, de personnes nécessitant un suivi rapproché ou encore de patients dont les résultats nécessitent une surveillance particulière.
• Si une consultation importante ou un examen nécessite un retour urgent prévu pendant vos congés, n’hésitez pas à avancer le rendez-vous ou prévoir une autre solution de prise en charge.
• Informez aussi votre secrétaire médicale, votre assistant médical et vos éventuels collaborateurs. Ils s’occuperont de la fermeture définitive des créneaux.

📌

Actions à réaliser pour organiser votre absence :

Repérer les consultations et les examens concernés par votre absence.

Identifier les patients nécessitant un suivi avant votre départ.

Anticiper les renouvellements de traitements si nécessaire.

Informer votre équipe de l’organisation retenue.

Prévoir les modalités de prise en charge pendant vos congés.

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Quinze jours avant : ajuster votre planning et informer vos patients

À deux semaines du départ, il est temps d’adapter concrètement votre planning :

• Évitez de programmer des consultations complexes ou des examens nécessitant un suivi immédiat dans les jours précédant votre absence.
• Si possible, réservez également quelques créneaux à votre retour afin de prendre en charge les demandes urgentes.
• Profitez de cette période pour recevoir les derniers patients nécessitant une attention particulière.
• C’est également le bon moment pour finaliser les derniers renouvellements d’ordonnances, lorsque cela est médicalement pertinent, ainsi que les démarches qui ne peuvent pas attendre votre retour.

Vous souhaitez certainement éviter toute incompréhension de la part de vos patients durant votre absence. Alors, deux semaines avant votre départ, nous vous conseillons aussi d’informer l’ensemble de votre patientèle. Pour cela, multipliez les supports de communication :

• Affichez les dates de votre absence dans la salle d’attente ;
• Mettez à jour votre répondeur téléphonique ;
• Modifiez les informations sur votre site internet ou votre plateforme de prise de rendez-vous ;
• Ajoutez un message d’absence sur votre messagerie sécurisée si vous en utilisez une.

Si un remplaçant assure les consultations, indiquez son nom, les dates de son intervention ainsi que les modalités de prise de rendez-vous.

Si le cabinet ferme temporairement, précisez les dates de fermeture, la date de reprise et les coordonnées du ou des professionnels vers lesquels les patients peuvent être orientés. N’oubliez pas de rappeler les consignes à suivre en cas d’urgence.

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Éléments à toujours communiquer :

Les dates de votre absence ;

La date de reprise des consultations ;

Les modalités de prise en charge pendant votre absence ;

Les coordonnées utiles en cas de besoin ;

Les consignes à suivre en cas d’urgence.

Les points de vigilance quelques jours avant le départ

Les derniers jours avant votre départ sont consacrés aux ultimes vérifications.

Si un remplaçant prend le relais

Avant de quitter votre cabinet, vérifiez que tout est prêt pour lui permettre d’assurer les consultations dans de bonnes conditions.

Assurez-vous notamment que toutes les formalités administratives ont été effectuées. Au-delà de ces démarches, prenez également le temps de préparer votre cabinet à son arrivée. Présentez-lui :

• Votre fonctionnement ;
• Les modalités d’accueil des patients et les horaires ;
• La façon dont vous organisez vos consultations ;
• Les outils informatiques que vous utilisez ;

Enfin, identifiez les situations nécessitant une vigilance particulière. Signalez-lui aussi les dossiers qui devront faire l’objet d’un suivi pendant votre absence :

• Les résultats d’examens attendus ;
• Les traitements récemment modifiés ;
• Les patients fragiles ;
• Etc.

Enfin, prenez le temps d’identifier les situations qui pourraient nécessiter une vigilance particulière pendant votre absence. Un patient en attente de résultats d’examens, un suivi post-opératoire ou une surveillance spécifique méritent d’être anticipés avant votre départ.

Si votre cabinet ferme temporairement

Avant votre départ, prenez le temps de vérifier que :

• Vous avez consulté les résultats d’examens reçus ;
• Vous avez finalisé les prescriptions et certificats en attente et dossiers urgents ont été traités ;
• Vérifiez que les créneaux de rendez-vous ont bien fermés si vous n’avez pas de remplaçant ;
• Contrôlez que les données ont été mises à jour sur votre répondeur, votre site internet ou plateforme de rendez-vous ;
• Vérifiez également l’affichage devant votre cabinet ;
• Assurez-vous que vos équipements médicaux fonctionnent correctement.

📌

Dernières vérifications avant votre congé :

Les patients prioritaires ont été pris en charge.

Les résultats d’examens ont été consultés.

Les messages d’absence sont à jour.

Les solutions de prise en charge sont clairement indiquées.

Le cabinet est prêt à fonctionner avec un remplaçant ou à fermer en toute sécurité.

Sources

Conseil national de l’Ordre des médecins — Le remplacement d’un médecin

CNOM — Article 65 : remplacement

CNOM — Contrat type pour un remplacement en libéral

Légifrance — Code de déontologie médicale

CARMF — Incapacité temporaire d’exercice