Surcharge administrative, tâches chronophages, manque de temps pour le soin ou l’accompagnement… Au quotidien, les professionnels des ESMS sont confrontés à de nombreuses difficultés, qui peuvent impacter les usagers.
Ainsi, la gestion du temps dans les EHPAD et structures handicap apparaît comme un enjeu crucial pour maintenir la qualité des soins. Décryptage !
Gestion du temps dans les ESMS : quels enjeux ?
Tension entre soin et accompagnement
Le manque de temps peut contraindre les soignants à privilégier les soins au détriment de l’accompagnement humain des usagers.
Surcharge de travail
Gestion des dossiers, facturation, gestion RH, appels, courriers, organisation logistique, soins, accompagnement des usagers… Qu’il s’agisse des soignants ou du personnel administratif, les professionnels des EHPAD et structures handicap doivent souvent gérer de nombreuses tâches, dans un temps restreint.
Épuisement professionnel
Les plannings serrés et le manque d’anticipation peuvent entraîner des retards, de la fatigue, voire du stress ou un épuisement professionnel des équipes.
Absentéisme
La mauvaise gestion du temps peut amplifier l’absentéisme et compliquer la gestion des remplacements.
Gestion administrative et obligations légales
Les ESMS ont des délais stricts à respecter pour leurs déclarations réglementaires, la facturation, la paie ou la validation des budgets par exemple. Une mauvaise gestion du temps peut alors impacter ces obligations.
Dysfonctionnements organisationnels
Une mauvaise organisation peut ralentir l’approvisionnement en matériel, la gestion des plannings ou les admissions des usagers.
Tensions interservices
Enfin, travailler dans l’urgence peut générer des incompréhensions voire des conflits entre les équipes, et impacter la qualité de vie au travail des professionnels.
➡️ In fine, une mauvaise gestion du temps finit par se répercuter sur la qualité des soins. Les professionnels ont moins de temps à accorder aux usagers, ce qui peut engendrer des erreurs, un manque d’individualisation et une insatisfaction générale.
Comment optimiser la gestion du temps dans les EHPAD et structures handicap ?
Repenser l’organisation du travail
- Optimiser les relèves, pour éviter les doublons ou les retards ;
- Intégrer des plages de coordination dans les emplois du temps, pour mieux définir le rôle de chacun ;
- Déléguer davantage de tâches à des prestataires externes, pour soulager les équipes (ménage, linge, repas…) ;
- Intégrer au planning des créneaux d’accompagnement, pour que les professionnels puissent se consacrer aux usagers…
Agir sur les Ressources Humaines
- Renforcer la polyvalence des équipes grâce à des formations, pour fluidifier l’organisation du travail ;
- Créer des postes de coordination pour une meilleure gestion ;
- Mettre en place des mesures d’amélioration de la QVT pour réduire le turn-over et ainsi, les ruptures dans l’organisation…
Optimiser les flux physiques
- Repenser l’organisation logistique des locaux pour limiter les déplacements inutiles ;
- Investir dans du matériel adapté pour faire gagner du temps aux soignants ;
- Effectuer une maintenance préventive sur les équipements (physiques et informatiques) pour éviter les pannes chronophages…
Fluidifier la communication
- Instaurer une culture de la communication, avec des réunions courtes, ciblées, structurées ;
- Favoriser les outils collaboratifs pour une meilleure transmission d’informations ;
- Clarifier les responsabilités de chacun et le suivi des actions…
Accélérer la digitalisation ESMS
- Automatiser les tâches répétitives et chronophages grâce à un logiciel dédié ;
- Opter pour des solutions multisupports, sur ordinateurs, tablettes et smartphones, pour éviter les allers-retours vers les postes fixes ;
- Centraliser les informations grâce à un logiciel ESMS intégré…
💡 Un logiciel ESMS intégré permet d’agréger tous les outils nécessaires aux EHPAD et structures handicap au sein d’une même interface. DUI, planning, suivi des soins mais aussi admissions ou facturation : toutes les informations sont partagées, en temps réel, sur une même plateforme. La centralisation des données et la standardisation des processus participent alors à soulager les équipes et à leur faire gagner du temps !
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