Des bons de commande aux bulletins de paie, en passant par les notes de frais et les factures, la gestion des documents peut être un véritable casse-tête pour une entreprise. Heureusement, la GED (Gestion Électronique des Documents) permet de simplifier ce processus et de gagner un temps précieux au quotidien.
Définition de la GED
La Gestion Électronique des Documents (GED) est une solution permettant de gérer la création, l’utilisation, le stockage et la destruction de documents au sein d’une organisation. Cette démarche vise donc à simplifier les processus d’échange d’informations, avec une approche collaborative. D’autres acronymes sont parfois utilisés pour désigner la GED, à l’instar de l’EDM (Electronic Document Management) et du DMS (Document Management System). Le terme ECM (Entreprise Content Management) désigne quant à lui la gestion du contenu d’une entreprise.
Quelles sont les fonctionnalités d’un système de gestion électronique des documents
Un système de GED remplit quatre grandes missions. La collecte des documents Avant toute chose, il convient de récolter les documents utiles pour l’entreprise. Ces derniers peuvent être sous forme dématérialisée ou physique. Dans le second cas, les documents papier originaux doivent être numérisés, par exemple à l’aide d’un scan. Ils sont ensuite indexés grâce à l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères), qui permet de reconstituer les mots et les chiffres contenus dans les fichiers.
Le classement et la recherche de documents Après la récupération des documents, il est essentiel de les trier en fonction de différents critères comme leur nature, leur date de création, l’identité du créateur, la référence du client ou du fournisseur concerné, etc. Un classement efficace permettra de retrouver facilement n’importe quelle information.
Par ailleurs, il est intéressant de déterminer des droits d’accès, afin que les utilisateurs puissent accéder uniquement aux documents dont ils ont besoin. Une solution de GED permet aussi de déterminer des rôles pour encadrer les interactions de chacun avec les fichiers : éditeur, commentateur, lecteur… Enfin, la recherche par mot-clé, à l’aide d’un moteur de recherche interne, permet de trouver en quelques clics n’importe quel document indexé.
Le stockage des documents
La mise en place de la GED permet à l’entreprise de stocker ses documents avec plus de fiabilité. Les informations restent accessibles en permanence pour les utilisateurs, dans un espace 100 % sécurisé, et des sauvegardes régulières sont effectuées. Toutefois, il est important d’anticiper l’espace de stockage nécessaire, mais aussi de déterminer la durée de conservation et les modalités de destruction de chaque document.
La diffusion et le partage des informations
Enfin, la gestion électronique de documents permet de définir la façon dont les utilisateurs peuvent accéder aux informations. Plusieurs modes de diffusion sont possibles : par e-mail, par le biais d’un intranet privé, sur un site web…
Quels sont les avantages de la GED (Gestion Électronique des Documents) ?
La gestion des documents électroniques offre de nombreux bénéfices pour les organisations.
Une meilleure gestion de l’information
En automatisant le classement et l’indexation des documents, la GED réduit le risque de perte d’information, qui peut avoir des conséquences néfastes sur la productivité d’une entreprise. Les données sont accessibles à tout moment et faciles à trouver, ce qui permet aux collaborateurs de gagner un temps précieux.
Une hausse de la productivité.
Comme évoqué plus haut, grâce à la GED, les utilisateurs perdent moins de temps à rechercher les informations dont ils ont besoin. Cela simplifie grandement les workflows en interne, car tous les collaborateurs impliqués disposent d’un accès instantané aux documents nécessaires. Certains flux de travail, comme le circuit de validation des factures électroniques, deviennent beaucoup plus rapides. Cela se traduit par une amélioration globale de la productivité dans l’organisation.
Des échanges plus fluides entre les collaborateurs
Avec la gestion documentaire, les échanges entre les différents acteurs de l’entreprise sont facilités. En effet, la GED centralise l’ensemble des informations en un seul et même endroit. Les documents peuvent être directement modifiés, commentés ou annotés, évitant ainsi les échanges de mails ou les réunions chronophages.
Des coûts de traitement réduits
La dématérialisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réaliser des économies non négligeables. En effet, le déploiement de la GED permet de diminuer les coûts liés au papier, comme les frais d’impression ou d’expédition.
Des données sécurisées
Enfin, la mise en place de droits d’accès stricts permet de réduire le risque de fuite de document, de fraude ou autre incident. La GED renforce donc la sécurité et la confidentialité des données de l’entreprise.
Les différents types de logiciels de GED
En fonction de sa taille et de ses besoins, une organisation peut opter pour deux grandes solutions de gestion électronique de documents.
Le logiciel de gestion électronique des documents en SaaS
Un logiciel SaaS (Software as a Service) est un outil accessible à 100 % en ligne, les données étant hébergées sur le cloud par un tiers. Particulièrement adaptée pour les TPE et PME, cette solution par abonnement a l’avantage d’être économique, car elle ne nécessite pas l’achat d’une licence.
Toutefois, il faut faire preuve d’une vigilance particulière lors du choix du fournisseur, notamment en ce qui concerne le lieu de stockage des données. En effet, ces dernières seront soumises à la réglementation en vigueur dans le pays où se trouvent les data centers.
Le logiciel GED intégré au système d’information de l’entreprise
Cette solution est idéale pour la gestion électronique des documents d’une entreprise de grande taille. Directement intégrée au SI, elle offre une configuration optimale, adaptée aux spécificités de la société. Au-delà des fonctionnalités essentielles de la GED, elle apporte des services supplémentaires pour un confort d’utilisation optimal.
En définitive, grâce à la GED, les entreprises peuvent gagner du temps, augmenter leur productivité et faire des économies au quotidien, tout en améliorant la gestion de leurs documents.
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