Vous souhaitez vous lancer dans la GED mais vos finances ne suivent pas ? Alors optez pour un logiciel GED gratuit, car oui ça existe. La plupart du temps, ce sont des logiciels payants qui possèdent une version gratuite. Évidemment, les fonctionnalités sont limitées, mais elles sont suffisantes pour lancer son activité. Si vous vous sentez perdu face à ces différentes offres, vous êtes au bon endroit. Dans cet article, on vous aide à y voir plus clair sur les logiciels GED gratuits.
Qu'est-ce que la GED ?
La GED, c’est la Gestion Electronique de Documents. En d’autres termes, il s’agit d’une manière de dématérialiser tous les documents de votre entreprise. L’intérêt est de s’éloigner de la version papier pour mieux organiser son travail. Grâce à la GED, tous les fichiers sont stockés dans une même plateforme que tous vos collaborateurs peuvent consulter. Le partage de documents est simplifié et vous gagnez du temps sur la recherche de documents. Le secteur du BTP ressent un fort besoin de se digitaliser, car c’est un métier qui demande une organisation exemplaire. La GED aide le BTP à mieux organiser son travail en classant les visas, les plans, les maquettes et tous les documents administratifs. Bien évidemment, il est possible d’ajouter, supprimer, modifier et partager ces documents facilement. En bref, la GED est un moyen de gagner du temps sur les tâches administratives afin d’être plus productif sur le terrain.
Quel logiciel GED gratuit ?
Rentrons dans le vif du sujet en faisant une petite liste des différents outils GED disponibles gratuitement. On imagine qu’il est difficile de trouver une solution gratuite, même en tapant “logiciel GED gratuit” sur Google, on est noyé dans une vague d’informations.
#1 Nuxeo
Nuxeo, c’est un logiciel GED gratuit qui vous aide à gagner du temps sur la recherche de documents. Un logiciel pratique pour commencer dans la GED mais qui s’avère particulièrement difficile à prendre en main, surtout pour des personnes qui ne sont pas familières avec le digital
#2 Logical Doc
Ce logiciel s’intègre facilement avec WordPress, Joomla ou d’autres logiciels comme Dropbox. On comprend vite qu’il s’agit d’un outil qui mise sur le travail collaboratif. Si vous êtes tatillon sur le design d’un logiciel, vous n’allez pas apprécier Logical Doc qui possède une interface “old school”.
#3 Bitrix24
La version gratuite de Bitrix24 possède toutes les fonctionnalités d’un bon logiciel GED. Vous pouvez l’utiliser en téléchargeant l’application. Cet outil GED est efficace pour la gestion d’équipe.
#4 Mayan EDMS
Cet outil est un bon système Open Source. Son utilisation est intuitive et il possède toutes les fonctionnalités GED recherchées. Par ailleurs, comme pas mal d’outils GED gratuits, il n’est disponible qu’en langue anglaise, donc si vous êtes fâché avec l’anglais il faudra passer votre chemin.
Comment choisir mon logiciel ?
Avant de jeter votre dévolu sur un logiciel GED gratuit, il y a d’abord quelques questions à se poser. Dans un premier temps, on vous conseille de vous réunir avec vos équipes pour discuter des besoins et des objectifs de votre entreprise. Autrement dit, vous devez être en mesure de définir les besoins précis de votre entreprise et savoir dans quel sens vous souhaitez la faire évoluer. Lorsque vous aurez répondu à ces questions, vous aurez plus de facilités pour trouver la solution la plus adaptée.
On résume ?
Pour résumer, on peut dire qu’un logiciel GED gratuit est un outil efficace pour faire ses premiers pas dans la GED. Lorsque votre entreprise évoluera, vos besoins grandiront, il sera temps de passer à un logiciel plus complet. Pour ce qui est des logiciels gratuits, il en existe quelques-uns pouvant répondre aux besoins de votre entreprise. Cependant, tous ces outils ont leurs limites : des fonctionnalités limitées ou inexistantes, des interfaces compliquées ou d’un autre temps, indisponible en langue française, etc. Par ailleurs, ces outils peuvent vous aider à commencer la digitalisation dans votre entreprise tout en douceur.
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