Vous souhaitez optimiser la gestion de documents dans votre entreprise ? C’est une excellente idée car la réussite de votre activité repose aussi sur une bonne gestion des documents. Oui, bien s’organiser c’est le début du succès, voilà pourquoi il faut mettre toutes les chances de son côté. Au cours de cet article, vous apprendrez comment faire pour mieux gérer ses documents. Notamment dans notre secteur, le BTP, qui connaît tout un tas de documents : les contrats, les visas, les plans, etc. Spoiler alert : pour une gestion de documents optimale, il va falloir penser au digital. Mais, on ne vous en dit pas plus !
Passer au digital ?
Il n’y a pas de secret, une bonne gestion de documents passe par la digitalisation de votre entreprise. N’ayez pas peur, le digital est notre ami, il est là pour nous simplifier la vie. En effet, les logiciels de GED sont particulièrement efficaces pour mieux organiser ses idées, ses dossiers et bien sûr, ses documents importants. On peut imaginer que la digitalisation de son entreprise n’est pas une mince affaire, détrompez-vous ! Il suffit d’utiliser un logiciel de GED pour vous lancer. La GED par-ci la GED par là, mais qu’est-ce que ça veut dire ? La réponse se trouve juste en dessous.
La GED ? C’est quoi ?
La GED, ou Gestion Electronique de Documents c’est un moyen de dématérialiser tous vos documents. Il s’agit d’un logiciel pouvant être utilisé sur ordinateur, tablette ou smartphone où vous pouvez accéder à vos documents très facilement. La GED vous aide à dire au revoir au format papier qui se perd, qui s’abîme et qu’on cherche pendant des heures. La plateforme GED stocke tous les documents, vous permet de les gérer et de les partager avec tous vos collaborateurs. Dans le monde du BTP, nous avons besoin d’être organisé, d’où le besoin de certaines entreprises du BTP de se digitaliser. Concrètement, la GED permet de :
- Gagner du temps sur la recherche de document
- Gagner de l’argent en allégeant le budget papier et encre
- Gagner en productivité en réduisant les tâches administratives chronophages
- Sécuriser vos données
- Favoriser le travail collaboratif en partageant facilement vos données
Vous l’aurez compris, la GED aide les entreprises à mieux gérer leurs documents pour avoir plus de temps sur le terrain. D’autres raisons peuvent motiver les entreprises à opter pour la GED, notamment l’envie d’être plus vert en réduisant le papier.
Comment la GED optimise la gestion de documents ?
Avec la gestion de documents traditionnelle, on monopolise beaucoup de temps dans la recherche de documents. Les dossiers qui décorent votre bureau prennent de la place et ne permettent pas une organisation optimale. L’avantage numéro 1 de la GED, c’est qu’elle centralise tous les documents.
#1 Centraliser les documents
Les visas, les plans, les contrats et tous les documents administratifs sont stockés et rangés dans un seul et même endroit. Un gain de temps incroyable pour retrouver facilement un document en particulier.
#2 Gérer les documents
Via la plateforme GED, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des documents.
#3 Partager les documents
La GED favorise le travail collaboratif en permettant de partager les documents avec vos collaborateurs. Là encore, on gagne du temps car plus besoin d’aller à la rencontre du collaborateur pour transmettre le document en question.
On résume ?
Vous l’aurez compris, la meilleure solution pour optimiser la gestion de documents c’est de se digitaliser. Ce mot peut faire peur, mais il s’agit en réalité d’un vrai moyen d’améliorer le quotidien de son entreprise. Gagner du temps, faire des économies de papier et favoriser le travail collaboratif font partie des principaux avantages à se lancer dans la GED. Évidemment, la gestion électronique de document, c’est aussi l’occasion de faire un geste pour la planète en réduisant sa consommation de papier. Alors, prêt à vous lancer dans la GED ? Pas de précipitation, il est important de prendre le temps de choisir la solution GED la plus adaptée à vos besoins.
En 2025, Wizzcad a intégré Orisha Construction, renforçant ainsi l’offre numérique du groupe Orisha. Cet article fait référence à la solution Wizzcad désormais incluse dans l’écosystème Orisha Construction.
Découvrez comment améliorer votre gestion électronique de documents
.avif)
.avif)