L'importance de la gestion des courriers pour les syndics de copropriétés
La gestion des courriers est une partie essentielle du travail d'un syndic de copropriété. Avec plus de 10 millions de logements en copropriété en France, le volume de correspondances peut être conséquent. Cette gestion peut représenter une véritable problématique en termes d'organisation, d'efficacité et de rentabilité pour le syndic. Heureusement, des alternatives existent, comme l'usage du courrier électronique ou l'externalisation de la gestion des courriers.
Le volume et le coût des courriers envoyés par le syndic
Le syndic est amené à envoyer divers courriers à ses copropriétaires tout au long de l'année, notamment les appels de fonds, les convocations à l'assemblée générale et les procès-verbaux d'assemblée générale. Le coût du poste courrier est estimé entre 20 à 30€ par copropriétaire, mais cette estimation peut varier en fonction du profil de la copropriété.
Ce que dit la loi
La loi ALUR stipule dans l’article 7.2.1, la mention suivante : « l’envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d’affranchissement ou d’acheminement engagés. ».Ainsi, le syndic peut refacturer à ses copropriétés les frais postaux (hors papeterie) ainsi que le recours au courrier électronique dont les frais sont exclusivement en lien avec l'acheminement.
Optimiser les charges liées à la gestion des courriers
Une gestion intelligente du courrier
La première solution pour réduire les coûts liés à la gestion des courriers est de limiter le nombre de pages dans les envois. Cependant, certains documents doivent nécessairement figurer dans les courriers envoyés par le syndic. L'utilisation de l'extranet peut permettre de changer la donne en mettant à disposition des copropriétaires des documents en amont de l'assemblée générale.
Utiliser le courrier électronique
Le courrier électronique est de plus en plus utilisé dans le cadre des échanges entre syndics et copropriétaires. Plus pratique, plus économique et plus écologique, il est possible d'envoyer une convocation à l'assemblée générale en lettre recommandée électronique pour un coût inférieur à 3€ par envoi.
L'externalisation de la gestion des courriers
L'externalisation de la gestion des courriers est une autre solution pour réduire l'impact du poste courrier sur le budget du syndic. Le prestataire extérieur, spécialisé, dispose de tous les outils et techniques lui permettant de maximiser son efficacité et de réaliser des économies d'échelle.
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- affranchissement,
- dépôt en poste,
- suivi des courriers,
- gestions et archivage des preuves de dépôt, refacturation
- mise à disposition des courrier sur l'extranet du copropriétaire.
En conclusion, la gestion des courriers est un enjeu majeur pour les syndics de copropriétés. Grâce à des solutions comme l'utilisation du courrier électronique, l'externalisation de la gestion des courriers ou l'usage d'un logiciel de gestion de copropriétés, les syndics peuvent optimiser leur gestion des courriers et améliorer leur rentabilité.
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