La dématérialisation des échanges de données n’est pas une nouveauté. Apparue dans les années 90 dans le secteur du commerce et de l’industrie, elle s’est rapidement étendue au secteur bancaire. Deux événements majeurs ont ensuite favorisé son adoption dans les métiers de l’immobilier : l’introduction de la norme bancaire européenne SEPA en 2008 et l’obligation de l’extranet copropriétaires en 2015. Aujourd’hui, les banques proposent de plus en plus d’offres ciblées pour les professionnels de l’immobilier, leur permettant d’intégrer l’EDI dans leur gestion quotidienne.
De l’EDI à EBICS : comprendre les bases
Qu'est-ce que l'EDI ?
L'échange de données informatisées (EDI) consiste en l’échange de documents au format électronique standard entre plusieurs ordinateurs. L’EDI remplace les tâches manuelles par une série d’opérations automatisées, minimisant l’intervention humaine.
Dans le cas de l’EDI bancaire, cela permet à l’utilisateur de gérer toutes ses opérations à distance. Alors qu’il fallait autrefois passer par le téléphone, le fax ou l’email pour émettre un virement, avec l’EDI, cette opération est automatiquement gérée par l’envoi d’un fichier d’un ordinateur à un autre.
Qu'est-ce qu'EBICS ?
EBICS, ou Electronic Banking Internet Communication Standard, est un protocole européen destiné au secteur bancaire. Il permet l’échange sécurisé de données bancaires, comme les ordres d’opérations, entre les banques et les entreprises, y compris les agences immobilières. Ce protocole garantit la confidentialité des données, une identification renforcée des utilisateurs, et l’intégrité des fichiers échangés.
EBICS et la gestion immobilière : un duo gagnant
Dans le cadre de la gestion immobilière, EBICS facilite l'échange de données bancaires entre l’agence et les comptes des copropriétés ou des comptes de gestion locative. Il crée une passerelle directe entre les comptes bancaires et le logiciel de gestion immobilière utilisé par l'agence.
Avec EBICS, les administrateurs de biens peuvent :
• Éditer des fichiers d’opérations (virements, prélèvements) directement depuis leur logiciel de gestion immobilière, puis les transmettre à leur banque via la connexion EBICS pour validation.
• Récupérer en temps réel les relevés bancaires sur l'interface de leur logiciel de gestion, automatisant ainsi les rapprochements bancaires.
• Être informés en temps réel des rejets de prélèvements ou des virements reçus, améliorant ainsi la gestion des relances.
Les avantages pour les syndics et administrateurs de biens
Simplification des procédures
EBICS permet aux syndics et administrateurs de biens de gagner un temps précieux dans le traitement des opérations bancaires : paiement des propriétaires mandants, des fournisseurs, encaissements des copropriétaires ou locataires, et rapprochements bancaires. Ce protocole facilite également l'organisation interne des agences en permettant la mise en place de procédures en deux étapes, avec un opérateur qui édite les ordres et un responsable qui les valide. De plus, étant un protocole européen et multi-bancaire, EBICS permet de travailler avec n'importe quelle banque ayant adopté ce standard en Europe.
Sécurisation des processus
EBICS améliore la sécurité des transactions en limitant l’intervention humaine, réduisant ainsi les risques d’erreurs. Les ordres d’opérations sont édités directement depuis le logiciel de gestion immobilière et sont protégés par un cryptage électronique lors de l’envoi. Les opérations ne sont exécutées qu’après une confirmation de l’agence (pour EBICS T), ou après validation par signature électronique (pour EBICS TS).
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