Parmi les multiples obligations du syndic de copropriété, la conservation en bon état de l’immeuble revêt une grande importance. En ce sens, cet acteur doit procéder à des visites techniques d’immeuble selon les conditions prévues par son contrat. À l’ère du digital, il convient de recourir à une solution logicielle pour gérer plus simplement ces visites. Quels sont les avantages d’un tel outil numérique ? On vous dit tout.
Le cadre légal de la visite d'immeuble
La copropriété est encadrée par la loi fondatrice du 10 juillet 1965. En effet, le Code de la Copropriété se compose d’une cinquantaine d’articles portant sur l’organisation et le fonctionnement des immeubles d’habitation collectifs. Il fixe ainsi le rôle et les obligations du syndicat des copropriétaires, du conseil syndical et du syndic de copropriété.
Selon la loi ALUR, c’est au syndic de copropriété (bénévole, professionnel ou coopératif), de garantir la bonne tenue de l’immeuble. Il est tenu d’élaborer et de tenir à jour le carnet d’entretien de la copropriété. La fréquence de la visite d’immeuble (état des lieux des parties communes de l’immeuble) dépend de ce qui est stipulé dans son contrat. En règle générale, cette opération peut être réalisée une ou deux fois par an et donne lieu à un rapport détaillé.
Pourquoi utiliser une solution logicielle pour la visite d’immeuble ?
Depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, le syndic est fortement encouragé à réaliser cette visite grâce à l’utilisation d’un logiciel. En effet, cette loi incite les professionnels à digitaliser l’ensemble des processus métiers de leurs cabinets.
Un gain de temps précieux
Utiliser une solution logicielle innovante permettra au syndic de copropriété de réaliser plus rapidement la visite technique d’immeuble et de gagner du temps. Cet outil numérique facilite la préparation en amont de la visite. En effet, le gestionnaire va pouvoir définir les points de vérification importants au sein de l’immeuble. Une fois la visite technique planifiée, il automatise l’envoi d’emails de confirmation de rendez-vous aux parties concernées.
Un outil numérique pratique et facile à utiliser
Un outil de visite d’immeuble permet aux syndics d’établir plus facilement un rapport complet et lisible. Son utilisation ne requiert aucune connaissance particulière. Pendant la visite, les gestionnaires ont ainsi la possibilité d’enregistrer toutes les observations sur les parties communes et les équipements. Par ailleurs, ils peuvent y ajouter des pièces jointes et des photos illustrant les observations. Les photos sont insérées au niveau des sections correspondantes (non en annexe) pour une lecture facile du rapport.
Calcul des coûts des éventuels travaux à réaliser
Une solution logicielle permet aux syndics de copropriété de chiffrer les travaux potentiels à réaliser. En effet, lors de la visite technique d’immeuble, les dégradations nécessitant des réparations sont identifiées. Or, ces défauts seront directement traités sur le logiciel. Pour ce faire, l’utilisateur peut :
- Émettre directement des ordres de service depuis l’outil ;
- Chiffrer les travaux à effectuer ;
- Envoyer automatiquement ses demandes de devis aux prestataires présélectionnés.
Après ces étapes, il peut analyser les devis reçus et valider ceux qui répondent aux critères définis au préalable.
Plus de performance pour le syndic
Une fois le rapport de visite technique établi et validé, le syndic de copropriété doit le diffuser aux parties concernées. Les copropriétaires et le conseil syndical pourront directement accéder à ce document en version numérique depuis leur appareil (smartphone, tablette ou PC). La transmission de l’information aux différents acteurs devient ainsi plus fluide. Tout cela permet au syndic de gagner en performance tout en se démarquant de la concurrence.
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